IEDGE – Sistemas para la gestión integrada de recursos de la empresa


El uso de sistemas de gestión integrada, también conocidos como ERP (Enterprise resource planning), se encuentra ampliamente extendido entre las grandes y medianas empresas. Aunque su origen puede situarse en los años setenta gracias a la introducción en el mercado de los primeros mainframes, su demanda creció durante los años noventa como consecuencia de la evolución fragmentada de los sistemas de información durante los ochenta y noventa.

Esta fragmentación producida por la proliferación de sistemas departamentales en las empresas que, en la mayoría de los casos, estaban aislados entre sí, provocada graves ineficiencias e inconsistencias en la gestión del sistema de información de la empresa: repetición del trabajo (ej. un pedido que se introduce repetidas veces en sistemas diferentes, un cliente que existe en diferentes sistemas con diferente información asociada…), información inconsistente, pérdidas de tiempo tratando de descubrir el origen de los errores, la dificultad para establecer la posición global de un cliente…

Las necesidades de transferir información entre las unidades funcionales de las empresas son enormes. En el área de de Producción, por ejemplo, los planes de producción deben estar basados en las ventas de producto, información que posee el departamento de Ventas. El departamento de Compras, por su parte, debe adquirir la materia prima necesaria en función de los planes de producción y los niveles existentes de stock.

De forma similar, el departamento de Contabilidad y Finanzas se encarga de registrar todas las transacciones que tienen lugar en la empresa, desde los pedidos de los clientes hasta los flujos de caja cuando se abona la materia prima adquirida. Además, tiene la responsabilidad de elaborar los informes sobre todas las transacciones efectuadas de cara a determinar la posición financiera de la empresa. El departamento de Recursos Humanos debe determinar, en primer lugar, las necesidades de personal y, de acuerdo con éstas, los perfiles y candidatos necesarios, las tareas que han de desarrollar en la empresa y el sueldo que la empresa está dispuesta a ofrecerles.

Finalmente, el departamento de Marketing y Ventas está en contacto con el cliente y, por tanto, es quien recoge los pedidos y ofrece toda la información que precisen los clientes acerca del estado de los mismos. Debe conocer tanto la situación general del mercado como la realidad interna de la empresa para poder fijar políticas de marketing y ventas eficaces. Así, por ejemplo, tiene que tener información suficiente en términos de coste de producto, posibilidades de producción…, para determinar la política de precios adecuada. Además, la información sobre los pedidos debe transmitirse correctamente a otras áreas para su correcto procesamiento interno.

1.- Características de un sistema de información integrado

Un sistema de información moderno ha de estar construido alrededor de una única base de datos que, como mínimo, debe tener las siguientes características:

  • Toda información debe entrarse una sola vez en el sistema
  • Todas los atributos de la información deben estar relacionados directamente con el.
  • Toda información ha de tener un responsable de su actualización y mantenimiento.
  • Ha de existir un sistema de permisos que permita que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a la información.
  • Debe existir un sistema de respaldo que permita reconstruir la base de datos en caso de fallo técnico o acción destructiva por parte de un usuario o programa.
  • El sistema debe proporcionar un historial de las personas o programas que han accedido a una determinada información.

De esta forma, los distintos sistemas informáticos de cada departamento estarán integrados “de facto” en uno único, lo que permitirá automatizar al máximo los procesos de negocio.

2.- Beneficios de los sistemas integrados

Ente los beneficios que aportan los sistemas integrados correctamente implementados destacan los siguientes:

  • Control sobre la actividad de los diferentes departamentos de la empresa: integrar los diferentes en uno único permite obtener una visión global del funcionamiento de la empresa.
  • Mejorar y acelerar los diferentes procesos de la empresa: los sistema integrados permiten estandarizar y automatizar los diferentes procesos de la empresa, lo que supone un ahorro de tiempo y, en definitiva, una mejora de la productividad.
  • Reducción de inventarios: la mejor gestión de la cadena de producción suele traducirse en una reducción de inventarios.
  • Mejora del “time to market”: la integración de la información se ha demostrado como clave para acortar el tiempo que tarda la empresa en poner nuevos productos o servicios en el mercado
  • Mejora del servicio al cliente: la integración de la información permite conocer de forma inmediata dónde y cómo se está cursando un pedido en cada instante, la posición global del cliente, su historial de compras anterior…, lo que contribuye a mejorar sustancialmente el servicio percibido por el cliente.

3.- Factores críticos de éxito en la implantación de un sistema integrado

No cabe duda que la implantación de un ERP es un proceso de gran envergadura para cualquier organización. Estos algunos de los factores críticos de éxito para una correcta implantación:

  • Alineamiento entre procesos de negocio y funcionalidades del ERP: en muchas ocasiones los directivos eligen la implantación de un ERP sin tener completamente claras las funcionalidades y limitaciones del mismo. Es estrictamente necesario definir la estrategia de negocio y examinar los procesos actuales antes de implantarlo.
  • Participación de los directivos: la implantación de un ERP requiere una inversión elevada y un alto nivel de compromiso. Por este motivo, es necesario que los directivos estén completamente involucrado y establezcan claramente las prioridades estratégicas.
  • Escoger el equipo adecuado: es necesario un equipo de implantación multifuncional para definir con detalle la manera de llevar a cabo la implantación, decidiendo los módulos y los procesos a poner en funcionamiento.
  • Selección y gestión de los consultores: es preciso asegurarse de que los consultores contratados tengan experiencia en el sector de actividad de la empresa y comprendan claramente el objetivo deseado. Es necesaria la transferencia continua de su conocimiento a los expertos internos. 
  • Disponer de una metodología clara de implantación: es necesaria una guía para implantar de forma correcta un ERP basada en la estrategia, en el personal y en el proceso. Además, es esencial percibir el proyecto de implantación de un ERP como un proyecto de empresa y no como un proyecto exclusivo del departamento TIC.  
  • Involucración y formación de los usuarios desde el inicio: la implantación de un ERP cambiará, como mínimo, la forma de introducir, administrar y acceder a los datos en cada departamento, por lo que los usuarios  finales deben estar familiarizados con el nuevo sistema desde el primer momento.
  • Mejora continua y mantenimiento de la funcionalidad: finalmente, cualquier proyecto de implantación de un ERP debe contemplar la posibilidad de mejora continua, por lo que es imprescindible contar con una estrategia de salida de los consultores, contando con un equipo permanente con capacidad para el mantenimiento y mejora del sistema implantado.

¡Quedo a la espera de sus comentarios!

 

Gregorio Cortés

Profesor de Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información

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