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IEDGE – Implantación de sistemas de la información, segunda parte


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Continuando con el post “Implantación de sistemas de la información” vamos a explicar los pasos necesarios para la implantación de un nuevo sistema de información. Vamos a ver cada paso:

1.- Planificación

Primero se debe elegir un grupo de personas capaces de llevar a cabo la implantación, que serán posteriormente los responsables de vender la tecnología a la empresa.

Este grupo será el encargado de establecer los estándares y procedimientos a seguir durante todo el proyecto, el calendario previsto y el personal que participará en las actividades.

Se debe estudiar detalladamente el nivel de madurez de la empresa, analizando el ciclo de vida, las metodologías y las técnicas que se aplican en el desarrollo de sistemas de la organización.

También se debe realizar un estudio económico, así como un plan de gestión de riesgos ante los posibles cambios hardware y software. Analizar las posibles alternativas, para llegar a elegir una.

http://www.youtube.com/watch?v=fr2mU6AqrEk

2.- Adquisición

Esta fase depende en gran parte de cómo se encuentre la empresa. Podríamos destacar aquí tres cuestiones:

  • Infraestructura. Donde se incluyen el hardware y software necesarios para la implantación, así como el personal necesario.
  • Proceso de desarrollo software. En caso de que existan se deberán adaptar o formalizar, mientras que si no existen se deben definir y seleccionar:
    • Ciclo de vida donde se especifiquen los pasos, estándares y procedimientos a seguir, observando la garantía de calidad y la gestión de proyectos.
    • Técnicas y metodologías a emplear.
    • Producto finales resultantes de cada fase del ciclo de vida, de acuerdo con las técnicas y metodologías adoptadas.
  • Herramientas. Seleccionar las herramientas capaces de automatizar los procesos, técnicas y metodologías escogidas. Las herramientas deben seleccionarse teniendo en cuenta:

1.-        La identificación de las necesidades y sus prioridades en la organización.

2.-        Las herramientas de software ya existentes

3.-        La metodología que estructura el proceso.

Las consideraciones técnicas a tener en cuenta en la selección de las herramientas son:

  • Los costos de software, de hardware y de formación.
  • Los requisitos del hardware.
  • Las herramientas ya instaladas incluyendo los diccionarios, los sistemas gestores de bases de datos, los lenguajes de programación, con los cuales deben integrarse las herramientas.
  • Los tipos de sistemas de software soportados por las herramientas.
  • La calidad de la documentación de la herramienta.
  • Las posibilidades de la personalización de la herramienta.
  • El soporte y el mantenimiento de la herramienta.
  • La demostración y la experiencia en el manejo de la herramienta.
  • Las entrevistas con los usuarios actuales de la herramienta.
  • La reputación del suministrador y su línea de productos.
  • La dirección en el futuro tanto de la organización como la del suministrador.
  • La calidad de las capacidades técnicas de la herramienta:
    • Interfaz gráfica.
    • Nivel de integración.
    • Interfaces con herramientas externas.
    • Repositorio.
    • Cobertura del ciclo de vida que soporta.
    • Metodología estructurada que soporta.

http://www.youtube.com/watch?v=qIkl9kqQiUY

3.- Introducción

Esta es la fase más larga en duración de todas, y la más crítica a la hora de descubrir cualquier cambio necesario, o incluso para determinar el fracaso de la implantación.

Habrá que realizar las siguientes actividades:

A. Organización del personal

Deben asignarse las relaciones responsabilidad/perfil de persona, donde se asigne el responsable de la metodología, el administrador de la herramienta, el responsable de los diccionarios, etc.

B. Instalación de la herramienta

Instalar la herramienta, adaptando la configuración al entorno.

 

C. Desarrollar un buen plan de formación.

Debe de constar tanto de una sólida base sobre principios de ingeniería del software como de las propias técnicas y metodologías, así como un conocimiento profundo de las herramientas utilizadas.

La formación en el proyecto es esencial; debe ser realizada a lo largo del proyecto, de tal forma que se vayan intercalando con los conocimientos adquiridos.

También hay que tener en cuenta la realización de la formación a cada necesidad y será distinta en función del papel desempeñado en el proyecto (jefe de proyecto, analista, programador, etc.)

D. Realización de proyectos pilotos.

Lo ideal es disponer de un proyecto, o un conjunto de ellos, para probar la herramienta seleccionada, cómo afecta la tecnología al desarrollo de sistemas y adquirir experiencia práctica.

Aquellas organizaciones que se muestran reacias, por parte de la dirección y/o por la del personal de desarrollo intentarlo con la tecnología podrían empezar por establecer un proyecto piloto para comprobar cómo operan en sus organizaciones.

Los objetivos de cómo utilizar y medir el éxito de la tecnología deberán definirse exactamente antes de comenzar la prueba piloto. Las herramientas deberán seleccionarse a partir de su aplicabilidad para satisfacer los objetivos establecidos.

Pueden utilizarse herramientas y metodologías alternativas en proyectos paralelos como medio de comparación entre varias aproximaciones. Los participantes en el proyecto piloto deberán ser el personal de desarrollo que vayan a utilizar la tecnología; por lo menos algunos deberán ser expertos en el desarrollo del software. Cuando finalice el proyecto piloto, los resultados pueden emplearse para:

  1. Sugerir que las herramientas y las metodologías son más útiles.
  2. Convencer a la dirección y a los programadores de los beneficios que pueden derivarse de utilizar las herramientas en su organización.
  3. Definir los estándares y los procedimientos que pueden utilizarse para aplicar la tecnología.

Después los participantes en el proyecto piloto pueden formar parte de otros proyectos en los cuales se emplee la tecnología seleccionada. Seguidamente, se instituirán los programas de formación y los planes de expansión (implantación) a gran escala de la tecnología en la organización.

E. “Vender” la Tecnología.

Convencer de los beneficios de la tecnología a los directivos y a los profesionales del software de la organización es una de las formas más importantes de introducir y hacer que la tecnología funcione en la organización. Una actitud positiva hacia la tecnología puede en último caso marcar la diferencia entre una  éxito o un fracaso.

Los profesionales del software deben estar convencidos de que la tecnología es algo real y que merece la pena, que es importante utilizarla en proyectos de software real. Si no se comprenden por qué es necesario el cambio y la mejora del actual proceso de software a través del empleo de la tecnología es seguro que no la acepten.

Permitir al personal de desarrollo que participe en la selección  y evaluación de las herramientas ayudará a crear un espíritu corporativo sobre la tecnología. Cada profesional debe pensar que su participación representa una gran oportunidad para adquirir experiencia, que contribuye al establecimiento de los estándares corporativos y  que además puede ser meritorio ante la dirección.

La necesidad de introducir la tecnología no se detiene con unas sesiones de presentación y formación. Los directivos del proyecto deben seguir introduciendo los beneficios de la tecnología a través de cada proyecto software si esperan que la tecnología sea utilizada verdaderamente por los desarrolladores.

La tecnología puede introducirse en una gran variedad de formas, algunas de las cuales son:

  • Con  proyectos pilotos que demuestren que la tecnología trabaja en esta organización.
  • Con medidas que demuestran impacto positivo de la tecnología.
  • Con la participación de los usuarios de la tecnología en el proceso de selección de la herramienta y en la formulación de los estándares y procedimientos.
  • Con la formación en las herramientas y en las metodologías estructuradas.
  • Analizar la tecnología donde se descubran los fallos e inconvenientes que puede tener la aplicación de la metodología o de la herramienta para proceder a su solución.

Muchas de las actividades de esta fase se realizan para que el personal de desarrollo y la dirección venzan su resistencia a la tecnología y a los cambios que supone su implantación.

4.- Utilización

Una vez aplicadas las medidas correctoras obtenidas de la evaluación de los proyectos pilotos, se extiende la tecnología a todas las áreas y grupos involucrados, formando a todo el personal, instalando las herramientas, etc.

Durante esta fase, hay que considerar una evolución continua, ya que el entorno tecnológico no puede ser estático, adaptándose a los requisitos, métodos, plataformas, etc. en un proceso continuo de mejora del software.

Incluso durante esta fase hay que realizar la migración de aplicaciones anteriores a la nueva tecnología. Pero en ocasiones no es posible debido a la falta de documentación de las aplicaciones o a la inexistencia de herramientas de reingeniería potentes.

5.- Retirada

Al final, después de cierto tiempo, hay que pensar que llegará un momento en que la tecnología que se ha implantado se quede obsoleta, debido a cambios en el software y a nuevas métodos con lo que puede ser necesarios el abandono y la migración a nuevas tecnologías.

En este momento habría que pensar en sustituir la tecnología existente por otra nueva, por lo que se comenzaría de nuevo todo el proceso.

¡Sigan atentos!

Francisco Pérez

Profesor de Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información

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* Los contenidos publicados en este post son responsabilidad exclusiva del Autor.

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Comentarios


  1. Victor M de C
    comento el día 01 de Octubre a las 6:41 pm (#)


    Es muy bueno el post, sobre todo el video de Inditex como caso práctico. Si embargo, creo que siempre el enfoque de las áreas de TI debe ser el de reconocer las necesidades de la empresa y no tanto la necesidad de “convencer a directivos”