IEDGE – Implantación de un entorno metodológico en el area de SITI, segunda parte
Continuando con el post “Implantación de un entorno metodológico en el area de SITI, primera parte” vamos a explicar la metodología por fases para implantar una mejora ó un desarrollo en el area de sistemas y tecnologías de la información.
1.- Establecer el alcance del proyecto
De todos los procesos del ciclo de vida del software, se puede tomar como referencia el modelo ISO 12.207, donde se decide cuales interesa implantar en el entorno metodológico y conque prioridad.
Esto puede variar de una organización a otra pero en cualquier caso es aconsejable decidir aquellos procesos que están orientados a la calidad del proceso más que a la calidad del producto.
Para tomar esta decisión podemos apoyarnos en la información que nos aportan las evaluaciones como son la que se realizan con SPICE.
2.- Decidir el equipo de trabajo
El equipo de trabajo debe estar formado por personas de la organización, sólo serán externas aquellas personas que puedan aportar el conocimiento y experiencia necesarios para alcanzar el buen fin del proyecto.
El equipo de trabajo debe estar formado por un responsable del proyecto que representará al responsable de sistemas de información de la organización, entre dos a cuatro personas cuyo perfil irá cambiando a lo largo del proyecto según los procesos que se vean afectados, de dos a cuatro personas que realicen los trabajos de infraestructura del proyecto cuyo perfil puede ser consultor sin experiencia, y los consultores externos que sean necesarios.
Parte de este equipo deberá formar parte del equipo de soporte y mejora del entorno metodológico cuando se termine la implantación.
3. Realizar la planificación del proyecto
Establecer las actividades que se van a realizar, en que tiempos, conque recursos y marcando los hitos del proyecto en los que se van a ir realizando tanto consultas para la toma de decisiones como presentación de resultados.
4. Identificar la metodología más adecuada para cada proceso
Actualmente hay una gran oferta tanto en el sector público como privado. En la mayoría de los países existe una metodología proporcionada por la Administración del Estado y, por lo tanto, de uso público y las consultoras disponen de metodologías privadas que venden como un producto más de su oferta.
Hay organizaciones que tienen algún tipo de imposición o recomendación para utilizar una metodología u otra, por ejemplo, en España en la Administración Central del Estado se tiene que usar Métrica. Si tal imposición no ocurre es recomendable realizar una evaluación para establecer las metodologías más adecuadas.
5. Buscar las herramientas más adecuadas
Hace más de treinta años que se viene hablando de metodologías, sin embargo su utilización no está muy extendida, posiblemente una de las razones sea que no ha habido herramientas disponibles que permitieran su automatización. Estas herramientas empezaron a aparecer sobre el año 1.985 y desde entonces hasta ahora han ido madurando y aunque les queda mucho camino por recorrer, podemos decir que en el mercado hay una oferta suficiente para poder adquirir una solución adecuada.
6. Establecer la guía de uso de la metodología
Ninguna metodología puede usarse tal cual para todas debe realizarse un proyecto de adecuación a las necesidades de la organización y de los tipos de proyecto que se realicen, por ejemplo, desarrollo rápido de aplicaciones, desarrollo de proyectos data warehouse. Al realizar la adaptación es muy importante tener en cuenta que no debemos desviarnos del estándar, para lo cual hay que respetar, entre otras cosas, los productos entregables definidos en la metodología.
7. Adecuar la guía de uso de la metodología a las herramientas
Esta actividad hay que desarrollarla desde los puntos de vista:
- Las herramientas suelen tener una serie de facilidades para realizar ciertas acciones de la metodología como, por ejemplo, la validación de entidades de datos y almacenes de datos, y conviene enriquecer la metodología con esas facilidades que quizás no se habían incluido al pensar que había que realizarlos de forma manual.
- Hemos podido incluir en la metodología algunas actividades o técnicas que no están soportadas por las herramientas, en ese caso es aconsejable renunciar a ellas.
8. Identificar las guías de uso por tipo de proyecto
Cuando se define la guía de la metodología lo hacemos pensando en el proyecto más amplio y complejo, pero en las organizaciones existen distintos tipos de proyectos que debemos identificar y establecer la guía adecuada para cada uno de ellos. Los criterios para establecer los distintos tipos de proyecto pueden ser diferentes como por ejemplo, el tipo de tecnología a utilizar, el número de procesos que abarca, etc.
9. Realizar la formación en técnicas
El que las personas afectadas por la implantación dominen bien las técnicas que se utilizan es muy importante, por esta razón hay que hacer especial hincapié en ello, y además es bueno separar la formación en metodología para eliminar complejidad a la formación.
10. Realizar la formación en la guía
Una vez que las personas están formadas en las técnicas, bien porque las conocían o bien porque se ha realizado la actividad anterior, se les da la formación en la guía, es decir, se las forma en cómo utilizar las técnicas mediante un conjunto de actividades que forman la guía y en el ámbito de los distintos tipo de proyecto.
11. Realizar la formación en las herramientas
Una vez que se tienen los conocimientos tanto técnicos como en la guía se realiza la formación en herramientas, la cual puede resultar muy fácil ya que la formación está orientada al manejo de la herramienta.
Cuando se mezclan los niveles de formación puede haber confusiones entre conceptos y mecanismos de uso de herramientas.
12. Iniciar proyectos piloto
Se considera proyecto piloto aquellos que tienen poco riesgo para la organización, debido a que tienen poca envergadura y la necesidad que resuelven no es prioritaria, pero si debe de ser un proyecto de la cartera de proyectos, ya que si es algo que no responde a una necesidad real se corre el riesgo de que se eternice y no llegue a buen fin.
Es importante que todas las personas terminen su formación con esta experiencia porque es realmente donde se va a interiorizar el conocimiento.
13. Diagnosticar la situación de los sistemas existentes
Hay que realizar un inventario de los sistemas de información actuales y un estudio de cada uno de ellos para determinar si conviene hacer ingeniería inversa de documentación o no.
Ingeniería inversa de documentación consiste en establecer los modelos de diseño y análisis de ese sistema de información y almacenarlo en el diccionario de recursos de información (IRD) de que dispongamos, para poder mantenerlo con el entorno metodológico implantado.
Las razones para tomar la decisión de no realizar un proyecto de ingeniería inversa pueden ser: antigüedad del sistema, obsolescencia de tecnología, entre otras, es decir, que merecerá la pena realizar esta inversión cuando la esperanza de vida del sistema sea grande.
14. Planificar la migración al entorno metodológico
Esta planificación puede ser sencilla o compleja, en función del tipo de herramientas que estemos implantando.
Si sólo hablamos de CASE superior (upper case) la planificación sólo contendrá los proyectos decididos en la actividad anterior. Si nos referimos a CASE inferior (lower case) la planificación puede referirse a migraciones de los sistemas de producción. Si nos referimos a CASE integrados abarcaría ambos tipos de proyectos.
15. Realizar los proyectos planificados
Se llevan a cabo todos los proyectos establecidos en la actividad anterior.
16. Iniciar el proceso de soporte y mejora
Como cualquier usuario de un sistema informático, los usuarios de CASE necesitan un soporte técnico, que debe dárselo un grupo formado por personas de la organización, aunque a veces, y durante un tiempo, necesiten refuerzo de un experto. Es fundamental, que esas mismas personas realicen las actividades de un proceso de mejora, ya que los distintos componentes del entorno metodológico están en continua evolución y hay que realizar trabajos de adecuación para no quedarse obsoleto y también mejora en el sentido de incorporar otros procesos a la plataforma.
¡Muchas gracias y espero sus respuestas!
Profesor de Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información
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