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IEDGE – Planificación Integrada y S&OP


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Voy a relatar un ejemplo real ocurrido en una compañía de cervezas. Abril de 2.004. Las ventas van mal. El departamento comercial se compromete con sus clientes a desarrollar una agresiva campaña para promocionar una cerveza en el envase de latas a lo largo del mes siguiente. Se trataba de un descuento importante. De este modo, aumentan la previsión de la demanda para el siguiente mes. Sin embargo, en el mes de Mayo, el departamento de producción ya tenía comprometida toda su capacidad de latas para hacer stock de cara a la campaña de verano. ¿Qué alternativas de actuación había?.

  1. Abortar la promoción.
  2. Mantener la promoción y arriesgar la campaña de verano.
  3. Hacer la promoción en otro tipo de envase donde se tuviera capacidad de producción.

¿Qué ocurrió al final?. Tras muchas broncas internas, finalmente se llegó a un acuerdo de modo que se hizo la campaña con botellas no retornables en vez de con latas. ¿Todo resuelto? NO. Se tuvo que pedir disculpas a los retailers y aumentar el descuento por el trastorno causado.

Con este simple ejemplo queremos ilustrar la necesidad que existe de armonizar los planes comerciales con los planes de operaciones. Y esto a todos los niveles de la planificación: tanto estratégicos, como tácticos, como del día a día.

http://www.youtube.com/watch?v=4wmnaHjCUQU

No se trata tan solo de tener una planificación de la demanda precisa y con poco nivel de error A NIVEL de referencia concreta, sino también de que estos planes se puedan satisfacer desde la perspectiva del resto de cadena de suministro. Si no es posible, a lo mejor es necesario aumentar turnos de producción, externalizar parte de la producción, producir en otra planta con el coste de transporte que implica u otras alternativas viables. Una última opción puede ser aumentar el precio para que baje la demanda pero que suba el beneficio empresarial.

Las siglas S&OP significan Sales and Operations Plan y desde hace unos años, se viene incrementando la importancia de poder llevar a cabo estos procesos de planificación y coordinación entre los diferentes departamentos de la empresa.

A nivel de sistemas de información, la planificación en un entorno muy sencillo se puede mantener con papel y lápiz, pero a medida que aumenta el número de referencias, el número de puntos de venta, el número de puntos de almacenaje y producción, las listas de materiales, los inventarios, etc. dejan de servir las hojas de cálculo y hay que recurrir a sistemas especializados de planificación como los que distribuyen empresas como SAP (SAP APO), Oracle, JDA, TXT, Toolsgroup, Estas máquinas, con un nivel adecuado de trabajo por detrás pueden aportar un valor importantísimo a la empresa.

http://www.youtube.com/watch?v=n3giL_4PPVo

Tengo un gran amigo que representa la logística como un gran elefante. Y dentro de ese elefante, siempre dibuja un gran corazón, del que dice que es la previsión de la demanda. Y es cierto. Si no tengo una buena previsión de la demanda, no sirve nada de lo que haga a nivel de planificación o a nivel de ejecución.

Como colofón a éste post, me gustaría comentar una anécdota: en una importante empresa los comerciales hacían su presupuesto de ventas con todo el conocimiento que tenían del mercado, el cliente, los precios,…Por otro lado, el departamento de producción venía alimentando la herramienta de previsión con la historia de ventas, limpiando la historia, agregando los eventos comerciales propios y de la competencia,…Tras varios años de fracaso en los  presupuestos comerciales, decidieron tomar como válida la previsión de demanda que salía de la herramienta de planificación y no dejar a los comerciales que la tocaran, porque era mejor la previsión aséptica de la máquina bien alimentada que la optimista previsión de los comerciales.

¡Quedo a la espera de sus comentarios!

 

José Manuel Yagüe

Profesor de Dirección de Operaciones

Nota: Para aprender y convertirse en un especialista en Management, Marketing, Finanzas, Operaciones, Personas, Tecnología y Legal, les invitamos a que consulten el Master Europeo en Administración y Dirección de Empresas.

* Los contenidos publicados en este post son responsabilidad exclusiva del Autor.

¡Pronto grandes sorpresas en Facebook y Twitter!:


Comentarios


  1. Beto Mojica
    comento el día 24 de Noviembre a las 8:02 pm (#)


    Hola Manuel,

    Para mi, la junta de S&OP que llevaba mensualmente era la parte más divertida de mi trabajo y sumado a esto… es donde más aprendia ya que TODOS los responsables de la cadena de suministro (desde producción hasta el personal de ventas a retailers) estaba en una sala para planear la demanda.

    Primero haciamos la revisión del mes anterior y escuchas las versiones y escusas de los vendedores de porque no han llegado al número pedido.. o escuchas las felicitaciones de los directores de ventas hablando bien de sus polluelos de como han excedido la venta.

    No falta el momento en que los de ventas echan culpas a producción que no han entregado el producto y/o viceversa… que producción culpa a ventas que no han vendido nada y que han tenido que parar las lineas.

    Planeación sigue siendo el que coordina ambas partes y tendrá que soportar regaños y felicitaciones de ambos.

    Luego venía lo interesante… planear la demanda, pero NO del mes actual… eso ya lo habíamos revisado, sellado y enviado desde la S&OP pasada (aunque siempre puede haber cambios de último minuto) sino que revisabamos los meses futuros próximos.

    Involucrarte en promociones navideñas, de verano, semana santa, mes patrio etc… te hace mucho más parte del proceso de la empresa.

    El ejemplo que has dado de la cervecería me ha parecido unico; no puedes sustituir un empaque o embalaje de una promoción ya establcida porque esto cambia toda la jugada de los números en ella.

    Muchas Gracias
    Saludos


  2. José Manuel Yagüe
    comento el día 25 de Noviembre a las 7:22 am (#)


    Buenos días,

    Me encanta que en tu empresa realicéis estas reuniones y que tengáis establecida esta operativa, porque es la clave para un funcionamiento sano de la cadena. Por lo que respecta al ejemplo en concreto, te estoy hablando de una experiencia que ocurrió hace va<rios años, cuando no tenían estas sesiones en práctica y en un ambiente de mucha incertidumbre empresarial. Fue un hecho puntual, pero creo que ilustra muy bien el mensaje del blog.

    Un saludo


  3. Enrique Esparragoza
    comento el día 26 de Noviembre a las 12:50 am (#)


    Muy interesante compañero, todo tu proceso de planeación de la demanda de S&OP


  4. Beto Mojica
    comento el día 30 de Noviembre a las 4:39 pm (#)


    Muchas gracias compañero!!!


  5. Enrique Esparragoza
    comento el día 26 de Noviembre a las 12:56 am (#)


    Hola Manuel,
    No conocia la terminologia S&OP pero si creo que como tu comentas deben de ver los dos juntos la planeación de la produccion, me gusto mucho el ejemplo de la cervezeria lo dejo todo muy claro, claro siempre apoyado de un buen sistema especializado te puede ayudar a tomar mejores decisiones.
    saludos.


  6. Fernando Pulido Soto
    comento el día 02 de Diciembre a las 4:10 am (#)


    Hola Manuel,

    que buen ejemplo el de la cerveza, se observa la importancia de los presupuestos, pero tambien considerar que todas las areas tomen en cuenta esos presupuestos y no que cada area tenga su presupuestos, seria inutil todo.
    Saludos
    Fernando