IEDGE – ¿Qué es un Sistema de Información?
Antes de adentrarnos en los contenidos de esta asignatura, conviene definir y aclarar qué entendemos por el Sistema de Información de una empresa. Creo que su definición será importante para entender tanto el alcance como los objetivos de la Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información (SITI).
1.- Definición de Sistema de Información
La visión más intuitiva del Sistema de Información de una empresa (SI) se obtiene simplemente observando el flujo de información dentro de la misma y entre esta y su entorno. Imaginemos, por ejemplo, el pedido de un cliente que llega a una empresa; alguien del departamento de ventas lo registra y, después de comprobar el crédito del cliente, envía copia al almacén para que pueda ser servido; en el almacén se comprueba la disponibilidad de los productos del pedido y, en caso afirmativo, se atiende el pedido y se adjunta un albarán con el detalle de los productos a enviar; por último, se envía copia del albarán a facturación para que este genera la correspondiente factura con las condiciones de pago establecidas con el cliente.
Este flujo información, presente en cualquier empresa comercial, es necesario para coordinar las operaciones de cualquier organización. Habitualmente a estas tareas quedan registradas en forma de transacciones con el doble objetivo de facilitar la coordinación y de apoyar la toma de decisiones en la actividad empresarial en general.
En sentido más formal, el SI es “el conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempeñar sus funciones y procesos de negocio de acuerdo con su estrategia” (Andreu, Ricart y Valor, 1996).
De esta definición se desprende que la planificación, el diseño y la implementación del SI en una organización deben tener en cuenta su estrecha relación con los demás sistemas que configuran la infraestructura de la empresa y, a su vez, deben asegurar la coherencia del SI con la estrategia competitiva de la empresa. Cabe añadir, como veremos en futuros post, que muchas empresas cuentan con el SI como parte activa su estrategia competitiva. Como consecuencia del papel crucial que juega el SI tanto en el funcionamiento como en la competitividad de las empresas, la dirección de la misma debe estar plenamente involucrada en estos procesos y jugar un papel esencial, del mismo modo en el que se involucra, por ejemplo, en el diseño del sistema de planificación y control.
Para fijar ideas, vamos a resumir las características de un SI eficaz:
- La estructura y funciones del SI de una empresa deben ser coherentes con su estrategia en cada momento
- La planificación y diseño de un SI deben servir a los objetivos estratégicos de la empresa, por lo que tienen que ser consensuados entre expertos de SI y el resto de la organización
- El SI se tiene que planificar, diseñar e implantar de forma que guarde un equilibrio con el resto de sistemas integrantes de la infraestructura organizativa
- El SI tiene que gestionarse desde una perspectiva amplia, contando con la implicación y el compromiso de la alta dirección de la empresa
2.- Sistemas de información y tecnología
Hoy en día no se puede hablar de SI sin pensar inmediatamente en tecnología. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, aunque hablemos de tecnología, la necesidad inicial se plantea en términos de Sistema de Información. En otras palabras, sin una buena concepción de la necesidad inicial en términos de SI muy difícilmente se pueden lograrse implantaciones efectivas y adecuadas al negocio, por muy buena tecnología que se emplee. En cambio, se pueden obtener SI contando con una buena concepción inicial, aunque se implanten con tecnología básica y estándar.
Debe tenerse en cuenta que las características de la tecnología pueden llevar a reconsiderar el funcionamiento de los SI, ya que al adoptar una nueva tecnología pueden darse dos circunstancias:
- Que la tecnología aporte mejores formas de ejecutar las operaciones. Existen innumerables ejemplos en los que las tecnologías han permitido hacer las cosas de forma más rápida, eficaz y económica. Pensemos, por ejemplo, en el comercio electrónico y en la forma en la que ha simplificado los procesos de búsqueda de productos, realización del pedido, facturación, pago y entrega.
- Que la implantación de una nueva tecnología imponga rigideces que provoquen que algunas operaciones no se realicen de forma idónea para estrategia de la empresa
Por esto resulta imprescindible conocer claramente las posibilidades de la tecnología en términos de lo que puede aportar a nuestro SI y, en definitiva, a nuestra empresa.
¡Quedo a la espera de sus comentarios!
Profesor de Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información
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* Los contenidos publicados en este post son responsabilidad exclusiva del Autor.
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Fernando Pulido Soto
comento el día 29 de agosto a las 10:50 pm (#)
Hola Gregorio,
Me parece muy clara esta introducción a los SI. Como lo comentas la informacion que te arroja los SI son de suma importancia para la toma de decisiones, pero también cuenta mucho la informacion que le metas al programa, como el dicho que exite de “garbage in-garbage out”
Saludos
Fernando
Gregorio Cortes
comento el día 30 de agosto a las 9:34 pm (#)
Gracias, Fernando. Por supuesto, la calidad de la información es clave. Pero ten encuenta que un SI bien diseñado puede garantizar en buena medida dicha calidad. Por ejemplo, un SI puede incorporar «reglas de negocio» que aseguren que cuando un usuario emite una factura a un cliente previemante en el SI:
1. Existe dicho cliente
2. El cliente tiene sus datos fiscales cumplimentados
3. Existe una orden o pedido
4. Existe un albarán de entrega de la mercancía
5. Existe una confirmación de entrega al cliente
etc.
Estas reglas son propias de nuestro SI con independencia de la tecnología que utilicemos. Utilzando una analogía, podríamos decir que estas reglas son como las señales de tráfico en una gran ciudad. Estas señales ordenan los desplazamientos y organizan el tráfico.
De la misma forma, un correcto diseño de nuestro SI ordena y organiza la información del mismo para garantizar su integridad y coherencia. Por supuesto, siempre es posible que un usuario, al igual que un conductor, no siga al pie de la letra las «reglas» pero esto ya será una exepción y no lo «normal».
Saludos,
Gregorio
Alejandra Torres
comento el día 31 de agosto a las 2:20 am (#)
Hola Gregorio,
Si bien es cierta las SI van muy de la mano de TI, en términos prácticos y aplicados a la empresa, como contratar SITI eficientes, a su vez como determinar el costo o valor a los mismos hablando de una empresa de recien creación y pequeña.
saludos cordiales
Gregorio Cortes
comento el día 31 de agosto a las 8:34 pm (#)
Hola Alejandra, no sé si entendí bien lo que planteas. Contratar SITI eficientes es un ejercicio individualizado para cada empresa. En primer lugar, es necesario determinar las necesidades de nuestro SI antes de valorar las TI sobre las que podemos implementarlo. Esta es una de las tesis más importantes del post.
Con una clara concepción de nuestro SI y con una correcta ponderación de la importancia que van a tener las TI en nuestra empresa (por ejemplo, si van a ser determinantes para nuestra posición competitiva), podemos empezar a seleccionar las TI que mejor se adapten a nuestras necesidades.
Para empresas de nueva creación y pequeñas, es conveniente analizar las soluciones de tipo Cloud Computing. En este tipo de soluciones, todos los servicios relacionados con los sistemas de información (desarrollo, mantenimiento, soporte, operación…) se proporcionan bajo de demanda, los tiempos para adoptar un nuevo sistema se reducen y su soporte mantenimiento se simplifica del lado del cliente. Es decir, que no necesitamos tener en nuestra empresa centros de proceso de datos y departamentos de TI, la mayor parte de los servicios se proporcionan de forma remota a través de Internet.
Desde el punto de vista económico, este modelo optimiza los flujos de caja de los clientes al transformar las “inversiones” en sistemas de información en “gasto”. El nivel de gasto en TI varía mucho dependiendo de la empresa pero la media puede estar entre un 2 y un 5% sobre las ventas.
En todo caso, los próximo post pueden ayudarte a formar tu propio criterio.
Saludos,
Gregorio
Beto Mojica
comento el día 02 de septiembre a las 6:36 pm (#)
Hola Gregorio, buenas tardes.
Que buen tip el utilizar Cloud Computing en nuevas empresas… aunque aún no me queda muy claro como ligas las actividades y/o departamentos en un sistema como éste? Realmente el cloud computing es muy similar a un SI desarrollado (obviamente a menor escala)?
Si es asi, pues que buena noticia nos das para los que estamos espezando un negocio
Alejandra Torres
comento el día 01 de septiembre a las 2:01 am (#)
Wooow. muchas Gracias Gregorio, no habia pensado en utilizar «cloud computing» es una excelente opción y si bien lo dices no necesito gran infraestructura con ello y por supuesto al hacerlo de esta manera la inversión es mucho menor y aun pueden hacer me un servicio «tailor made». En verdad muchas gracias muy útil tu respuesta.
saludos cordiales
Raul
comento el día 01 de septiembre a las 3:58 am (#)
Que tal Gregorio:
Pienso que es una desición estratégica la eleccion del TI que se escoga para la empresa ya que es una herramienta esencial para el manejo de información (útil) y la rapidez con la que se pueda contar para tomar desiciones. Es ir haciendo ese traje a la medida que nos llevará de la mano para ir consolidando y paulatinamente ir creciendo a la empresa, asi como a la misma TI.
Saludos
Gregorio Cortes
comento el día 02 de septiembre a las 7:06 am (#)
Gracias, Raúl. Por supuesto tienes razón en que TI es una herramienta esencial para la gestión de la información y la toma de decisiones.
Lo más importante es que las TI se diseñen y evolucionen de forma coherente con la estrategia de la empresa y que esta última tenga en cuenta las posibilidades de las TI en su formulación. En los siguientes post seguiremos abundando sobre esta idea.
Saludos,
Gregorio
Beto Mojica
comento el día 02 de septiembre a las 6:38 pm (#)
Hola Gregorio,
Yo llevo trabajando casi 7 años para grandes corporativos y siempre me he manejado con SI’s de excelente calidad y que facilitan el trabajo enormemente. El reto que tenemos como nuevos empresarios es saber como hacer que un SI accesible haga las mismas tareas que uno de costes millonarios.
Estoy seguro que podremos rseolver nuestras dudas en las tutorias.
Saludos
Beto
Enrique Esparragoza
comento el día 07 de septiembre a las 6:23 pm (#)
Totalmente de acuerdo que un buen SI no necesariamente debe de tener buena tecnologia, el problema de nuestro pais esque los ejecutivos y empresarios no toman en cuenta que ahora es una necesidad, para analizar información y tomar decisiones.
Marina Ocón
comento el día 09 de septiembre a las 2:20 am (#)
Me quedo con esta frase del blog:
» La estructura y funciones del SI de una empresa deben ser coherentes con su estrategia en cada momento>>
Me encanta cuando dice EN CADA MOMENTO porque las estrategías de operar cambian, el desarrollo del SI también, son cambios y adaptaciones a las necesidades de las organizaciones, ya sean grandes o pequeñas.
El crecimiento de una compañia forza la evolución en el SI
Saludos!
Marina