IEDGE – Caso Práctico, Seguimiento de Tiempos y Costes
En este post vamos a ponernos en situación de que ya hemos comenzado la ejecución del proyecto y estamos en la tercera semana. Hemos actualizado restricciones de los recursos: por ejemplo, los calendarios con sus vacaciones. Además hemos ido registrando los esfuerzos y gastos incurridos y tenemos que preparar la reunión de seguimiento de este viernes.
Nota: A lo largo de este post, utilizaremos la notación V (T) para expresar que la pantalla de Microsoft Project se compone de la vista V y la tabla T (véase el post sobre recomendaciones iniciales sobre Project).
Veamos como Microsoft Project nos puede ayudar en los apartados de gestión de costes y tiempos.
1.- Seguimiento de Costes
En la vista Resource Sheet (Cost), agrupando por tipo de recurso, podemos visualizar la planificación actual por recurso y comprar con la planificación inicial:
Para analizar, por ejemplo, la replanificación del número de taxis (de 40 iniciales a 28 previstos ahora), podemos utilizar la vista Resource Usage (Usage):
Esta misma vista la hemos utilizado para declarar los incurridos reales. Obsérvese, por ejemplo, que para el Director del Proyecto, a esta fecha del informe de seguimiento del 19 de agosto (Status Date), ya hemos consumido todas las horas planificadas (baseline work = actual work = 144 horas), y se han replanificado su dedicación hasta 217 horas:
Para obtener un informe de desviaciones y proyecciones de coste, podemos usar el estándar EVM. La información la podemos acceder en la vista Task Sheet (Earned Value):
Sobre el nivel del proyecto completo, a esta fecha del informe de seguimiento del 19 de agosto (Status Date), teníamos una previsión de costes de 19.480€ (BCWS, o Planned Value), tenemos un coste real de 21.622€ (ACWP, o Actual Cost) y un coste del trabajo completado por 17.384€ (BCWP, o Earned Value). Con estos datos, Project calcula un índice de rendimiento de costes CPI=0,8 (lo que significa que por cada euro que invertimos producimos por valor de 80c) y un índice de rendimiento del cronograma SPI=0,89 (avanzamos a un ritmo del 89% según lo previsto inicialmente). Es muy interesante constatar que tenemos un sobrecoste de unos 4.200€ (Cost Variance) y la proyección de sobrecoste a la finalización del proyecto será de unos 8.500€ (Variance At Completion). Actualmente, el grado de avance del proyecto es del 50% (Percentage Of Completion).
Si queremos ver la gráfica de tendencia del EV, PV, AC, podemos obtenerla generando una tabla dinámica Excel siguiendo la opción de menú:
2.- Seguimiento de Tiempos
Finalmente, en la vista Tracking Gantt (Entry), podemos observar las desviaciones frente a lo planificado inicialmente hasta la fecha (tercera semana) y se ofrece también información sobre las dos siguientes emanas (cuarta y quinta):
¡Quedo a la espera de sus comentarios!
Profesor del área de Dirección de las Operaciones
* Los contenidos publicados en este post son responsabilidad exclusiva del Autor.
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