IEDGE – Usar EVM con Microsoft Project


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Microsoft Project es una Buena herramienta para gestionar la información relativa a EVM. Muchas personas no familiarizadas con Microsoft Project prefieren usar Excel, pero acaban frustradas cuando deben registrar mucha información sobre costes incurridos por los distintos recursos. Si bien muchos Project Managers tienen Project instalado en sus equipos, al igual que otras herramientas de Microsoft Office®, la mayoría acaba usando Microsoft Project® como para la planificación, no para el seguimiento.

Si toman algún curso de formación en Project, muchos acaban dominando el seguimiento y otras funcionalidades. Sin embargo, en mi opinión, la formación sobre EVM con Project no está todavía bien cubierta en la actualidad.

Afortunadamente, yo descubrí una forma rápida para introducir a los Project Managers en el uso de EVM con Microsoft Project, basada en el famoso ejercicio de “La Valla”, del libro de Rita Mulcahy: PMP® Exam Prep, 6th Edition, p. 244. RMC Publications, Inc.

A continuación expongo mi propia interpretación del ejercicio de “La Valla”:

Su proyecto consiste en hacer una valla de 4 lados. Cada lado lleva 1 día de trabajo de un operario, por 200€. Los lados se hacen secuencialmente. Comienza el trabajo el día 12/09/2011. Usted presupuestó 800 €. Al final del día 3 (14/09/2011):Ha completado el lado 1 (coste 200€) y el lado 2 (coste 275€). El lado 3 está completado al 50% (coste 200€). ¿Cuánto pagará finalmente?

 Usando Microsoft Project®, se puede obtener la solución en 4 pasos: Si el operario mantiene su ritmo de Trabajo, el presupuesto a la finalización ascenderá a 1080€. Este resultado puede calcularse fácilmente aplicando las conocidas fórmulas de EVM: EAC = BAC/CPI; BAC=800; CPI = EV/AC = 500/675 = 0,74; EAC= 800/0,74 = 1080.

1. En primer lugar, usamos la vista “Gantt Chart” para introducer la información de planificación (no olviden fijar el comienzo del proyecto el día 12/9/2011):

2. Después fijamos la tarifa del operario a 25€/h (esto es, 200 €/día):

3. A continuación, grabamos la línea base (con lo que se graba toda la información de planificación) y después introducimos la información sobre el trabajo real. Tenga en cuenta que el trabajo real para el lado 2 fueron 11 horas (25*11=275€), y el Trabajo para el lado 3 ha de ser replanificado porque solo se ha completado el 50% (hacen falta 2 días para completarlo):

4. Finalmente, fijamos el “Status Date” 3 días después del inicio (14/9/2011) y por ultimo obtenemos el informe EVM en la vista “Task Sheet,” tabla “Earned Value:”

En el gantt de seguimiento podemos ver el progreso:

En el menu Report > Visual Reports > Earned Value over Time Report, podemos obtener la gráfica EVM para los días transcurridos desde el comienzo:

¡Quedo a la espera de vuestros comentarios!

 

Jose Barato

Profesor del área de Dirección de las Operaciones

* Los contenidos publicados en este post son responsabilidad exclusiva del Autor.

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