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IEDGE – Cuál es la razón de ser de la función de planeación de la producción


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Las áreas de Operaciones no suelen atraer la atención de la organización, a menos que algo salga mal. Esto es particularmente cierto de una función clave dentro del área de Operaciones: Planeación de la Producción. La función de Planeación de la Producción es el engrane mediante el cual las necesidades del mundo exterior deben ser sincronizadas con las capacidades al interior de la empresa. Es el pivote sobre el cual giran todos los recursos operativos de la organización. Y sin embargo, no suele prestarsele la atención que haga justicia a su importancia para el buen funcionamiento de toda la empresa.

Si usted fuera el dueño de su organización, ¿cual sería la razón por la cual pensaría en crear un áre cuyo nombre fuera “Planeación de la Producción”? No tome esta pregunta a la ligera. Pese a la importancia que tiene esta función en las organizaciones, veinte años de experiencia visitando y consultando empresas de todo tipo y tamaños, nos ha dejado claro que en la gran mayoría de las organizaciones las tareas y responsabilidades de las personas a cargo de la Planeación de la Producción suelen no estar claramente definidas.

http://www.youtube.com/watch?v=R4lUaI7VsK4

Si bien, como resultado de las grandes presiones por disminuir costos, es ya una práctica común que los procesos de entrega de puestos sean cada vez más breves (si es que los hay), y que la mayoría de los empleados de una organización deban “imaginar” o “deducir” las responsabilidades y límites de sus puestos, resulta casi criminal pedirle al conductor de la organización que “conduzca” sin darle una explicación detallada de como debe hacerlo.

Así pues, ¿cual debería ser la tarea primordial de la función de Planeación de la Producción?: ¿Optimizar el uso de los recursos productivos?, ¿Recucir los costos?, ¿Asegurar la entrega a tiempo a los clientes?, ¿Apoyar al personal operativo para que alcance sus bonos de productividad? … Si en su mente apareció la respuesta: “Todas la anteriores”, podría de igual manera haber dicho “ninguna”.

Claramente recuerdo un letrero oxidado en un taller mecanico que decía: “Aquí podemos hacer las cosas bien, rápido y barato. Elija una”. Todos sabemos que tener dos o más cosas como una prioridad, es sínonimo de no tener ninguna. Y sin embargo, este es el dilema planteado día trás días a los encargados de Planear la Producción. Cada director exige del personal a cargo de Planeación de la Producción su apoyo total al cumplimiento de las metas de su área. Ventas, demanda, cumplimiento a las fechas y cantidades comprometidas con los clientes, Producción exige corridas favorables al logro de altas eficiencias, Finanzas solicita la reducción de desperdicios y costos y  por supuesto, el personal operativo espera que la Planeación les ayude a alcanzar sus bonos de productividad.

Con tantas personas demandando su apoyo y todas ellas exhibiendo las más altas credenciales de poder en la organización, ¿a quien darle gusto?, ¿cómo resolver los innumerables conflictos que se presentan en el día con día al momento de planear la producción?. Porque claro, en el mundo ideal, un buen plan de producción debería darle gusto a todo el mundo. Sin embargo, la realidad operativa de todas las organizaciones, genera situaciones que de una u otra forma impactan en la Planeación de la Producción: Una materia prima que llegó fuera de especificaciones, un cliente que decide en último momento aumentar la cantidad de su pedido, una reunión imprevista convocada por los líderes del sindicato, un empaque que se rompe al momento de mover el producto terminado al almacén, etc.

En la trinchera operativa existen mil y una circunstancias que deben ser tomadas en cuenta al momento de Planear la Producción y que hacen imposible satisfacer todas las posibles expectativas ya que resolver una contingencia normalmente tiene un impacto negativo en algún lado. Desafortunadamente, el número e impacto de estos sucesos que generan una gran la variabilidad en las condiciones operativas, suele ser completamente desestimado o simple y llanamente ignorado por la alta dirección, quien solo suele considerar condiciones ideales al momento de tomar decisiones estratégicas.

¿En su organización, el personal a cargo de Planeación de la Producción tiene perfectamente claro cual es su rol dentro de la organización?, ¿Sabe como dar prioridad a las demandas contradictorias que hacen las diferentes áreas sobre su función?. Lo invito a que se tome unos minutos y platique sobre este tema con sus Planeadores. Seguramente descubrirá cosas muy interesantes en su conversación.

http://www.youtube.com/watch?v=tQz6iktxQqM

¡Quedo a la espera de sus comentarios!

 

Gabriel López

Profesor de Dirección de Operaciones

Nota: Para aprender y convertirse en un especialista en Management, Marketing, Finanzas, Operaciones, Personas, Tecnología y Legal, les invitamos a que consulten el Master Europeo en Administración y Dirección de Empresas.

* Los contenidos publicados en este post son responsabilidad exclusiva del Autor.

¡Pronto grandes sorpresas en Facebook y Twitter!:


Comentarios


  1. Marcos Oronda
    comento el día 08 de Noviembre a las 6:45 pm (#)


    Estimado Prof. López,

    Muchas gracias por su post, es muy interesante. Quisiera realizarle una pregunta: en una empresa de servicios… ¿quien seria el planeador?, ¿el gerente?, ¿el director de sistemas?, ¿el director comercial?.
    Reciba un cordial saludo,

    Marcos Oronda


  2. Gabriel López
    comento el día 09 de Noviembre a las 1:46 pm (#)


    ¡Excelente pregunta! Precisamente esta es una de las grandes problemáticas de las empresas de servicios: TODOS y a la vez NADIE ejercen la función de Planeación del a Producción. Las empresas de servicio suelen considerar sus procesos “productivos” (las acciones necesarias para convertir “entradas” en “salidas”) como algo tan simple que no requieren contar con una función específica de “Planeación de los procesos de conversión”. Probablemente, al inicio, cuando el negocio es pequeño esto sea válido, ya que el dueño suele hacer todo. Sin embargo, al crecer, siguen dejando sin definir esta posición y entonces, como no hay quien sincronice las actividades operativas, todo el mundo mete las manos, pero sin asumir la responsabilidad total. Entonces, ¿quien la debe realizar?: depende de la empresa, la industria y el modelo de negocios específico de cada empresa. Lo que es vital en la empresas de servicios es que ALGUIEN sea oficialmente responsable de esta función.


  3. Beto Mojica
    comento el día 16 de Noviembre a las 12:51 am (#)


    Yo consideraría a alguien de operaciones para realizar esta operación… que sea como el que trae la batuta de los proyectos a seguir y ser como un PROJECT LEADER… no?


  4. Fernando Pulido Soto
    comento el día 11 de Noviembre a las 4:40 am (#)


    Hola Gabriel,
    la planeacion de la produccion es muy importante para saber donde esta tu cuello de botella y puedas ahorrar tiempo= mas que dinero. Tambien para no comprar mercancia de mas.
    Saludos
    Fernando


  5. Enrique Esparragoza
    comento el día 14 de Noviembre a las 10:28 pm (#)


    Hola Gabriel
    la planeación de la produccion debe de tener una tarea a la que debe de ir dirigido ya sea de entregar el producto a tiempo o ser el mas economico, esa ventaja va a ser la que puede diferenciarte de la competencia.
    saludos.


  6. Beto Mojica
    comento el día 16 de Noviembre a las 12:49 am (#)


    Yo creo que mientras tengas a tus clientes bien informados del tiempo de producción que tienes (LEAD TIMES) y hagas un forecast con ellos para las semanas/meses necesarios basados en ese leadtime, no debería de ser un impedimento para cumplir con entregas a tiempo y tener un precio accesible.


  7. Beto Mojica
    comento el día 16 de Noviembre a las 12:47 am (#)


    Hola Gabriel, buenas tardes.

    Mi primer empleo cuando entre a Kodak fue el de planeador de producción (FIP – Finished Item Planner) junto con planeadores de materiales (FAS – Final Assembly Supplier) y me encargaba de crear los planes de producción diarios, mensuales, anuales y proyectados.

    El sistema TOYOTA dice que debemos de tener siempre lo que el cliente nos pida cuando el cliente lo pida… es decir, tenemos que adelantarnos a los pedidos de los clientes.

    Si el cliente pide un Toyota Corolla blanco debemos de estimar que esa orden viene para comenzar producción con anteorioridad y respetar los leadtimes que cada producto y/o linea de producción tiene. O contar con un “supermercado” de producto terminado con sistema push y/o pull para la salida de producto terminado.

    Con el sistema toyota hacemos las cosas BIEN, CON LOS COSTOS NECESARIOS, y EL TIEMPO ADECUADO. Se evita SIEMPRE tener desperdicios manejando kanbans de materiales con manejo de tarjetas para el movimiento de las mismas.

    Aprendi mucho con este sistema… ya que no solo se aplica a la producción sino a todo el funcionamiento de una empresa.

    Muchas Gracias
    Saludos


  8. Gabriel López
    comento el día 16 de Noviembre a las 4:15 am (#)


    De hecho, conceptualmente hablando el sistema Toyota aplica a casi todos los aspectos de la vida, no solo a los temas productivos. Uno quiere tener en “cash” el dinero necesario para salir de gastos que lo requieren, pero no traer demasiado para no gastar de mas (o arriesgarte a que te lo roben). Lo mismo aplica a la comida en la alacena, la ropa en el armario, las baterías en el cajón, etc. Sin embargo, en la práctica, su aplicación requiere refinamientos específicos para cada modelo de negocio específico. Tener siempre lo que el cliente nos pida, cuando el cliente lo pida puede no ser económicamente posible en industrias como la construcción de aviones, por ejemplo. La clave es encontrar un balance correcto entre “el tiempo de tolerancia” de nuestro mercado, y el costo del nivel de servicio deseado.


  9. Alejandra Torres
    comento el día 16 de Noviembre a las 10:37 pm (#)


    Hola Gabriel,

    Considero que la función de planeación de producción, tal como lo platicamos en clase y se menciona es necesario que este ligada a todas las áreas no solo a la de ventas. Sin embargo he trabajado mayormente en áreas comerciales y en efecto hago una proyección de ventas para producción pero en ventas es muy difícil realmente anticiparlas y al no cumplirlas o superarlas siempre entras en diferencias con Producción. Mi pregunta es, ademas de utilizar históricos, inflación y proyecciones estimadas hay algo que te ayude a una mejor planeación en producción?

    Gracias


  10. Javier Cardenas
    comento el día 17 de Noviembre a las 3:23 am (#)


    Hola Gabriel,

    Definitivamente calaste en una de las problematicas ( creo yo ) de muchas empresas, o por lo menos la mia. Hasta donde llegan las responsabilidades y limites del dept de planeación de producción. Es un sin fin de momentos de debate entre que es “prioridad”, entragar a tiempo? tener el mejor costo de producción? garantizar el estándar de calidad? Coincido con lo que menciona beto en un post anterior, todo con su respectiva planeación se puede. Sin embargo cuando te ves a la mitad de un evento en el que pareces bombero ( solo apagando conatos de mala planeación de tu cliente ) como aborda uno esas circunstancias? cuando no hay planeación que se anticipe y peor un cuando se vuelve costumbre en tu cliente.


  11. Gabriel López
    comento el día 17 de Noviembre a las 3:42 pm (#)


    Alejandra:
    Tocas un aspecto terriblemente arraigado en las empresas. La pregunta de fondo es “¿para que se usa el pronóstico?” … y la respuesta tiene todo que ver con la planeación de recursos. Sin embargo, la hipótesis que fundamenta esta forma de pensar es la idea de que el pronóstico de ventas es la mejor fuente de información para planear los recursos. Entendámoslo de una buena vez, los mercados han cambiado, se han vuelto sumamente cambiantes y volátiles, y bajo estas condiciones si alguien puede hacer pronósticos certeros debería estar ganando millones en el hipódromo en lugar de hacer pronósticos de ventas. El verdadero tema a resolver entonces es: ¿cual es ahora la mejor fuente de información para planear nuestros recursos? … ¿hasta que punto debemos planear nuestros recursos y hasta que punto debemos construir la flexibilidad necesaria para responder a los cambios en el mercado? …


  12. Gabriel López
    comento el día 17 de Noviembre a las 3:49 pm (#)


    Javier:
    La constante reacción a urgencias nos tiene a todos parados de cabeza. Sin embargo, siempre que hemos realizado análisis profundos de causa-efecto en las organizaciones, resulta que la mayoría de las urgencias NO SON causadas por los clientes, sino por nuestra propia forma de administrar la organización. Una de las mas comunes el algo llamado “multi-tasking”. Multi-tasking se refiere a esta costumbre de empezar mil cosas, hacer pedacitos de cada una, pero no terminar ninguna (porque llegan otras “urgencias”). Esta demostrado que Multi-tasking es el enemigo número uno en la administración de nuestro tiempo, ya que es capaz de provocar que el tiempo real para realizar cualquier tarea se multiplique hasta 30 veces!!!!! Pero, como bien dices, si no existe claridad desde la alta dirección de cuales son las verdaderas prioridades del negocio, Multi-tasking es simplemente una forma de vida a la que todos le entramos.