IEDGE – El OutOffice como estrategia de negocio
Los retos de la economía global nos están llevando a reflexionar cómo, cuándo y dónde se puede realizar mejor un trabajo. Desde la casa, cafetería, oficina abierta el reto es operar de manera continua las 24 horas al día, situación que se abrió con el comercio electrónico que permite vender a los consumidores de todo el planeta mediante una página web.
Desde el punto de vista humano, algunas investigaciones de comportamiento revelan que más del 60% de las personas prefieren tener un sueldo menor y poder disponer de flexibilidad en cuanto su horario de trabajo y su tiempo personal.
El Outoffice es un sistema de trabajo remoto o a distancia que permite a la persona colaborar en una organización o trabajar de forma independiente desde su casa o cualquier espacio, mediante la utilización de tecnologías de información, aplicaciones, trabajo colaborativo y redes sociales. (Silvia Ahumada 2009)
Para las empresas, establecer políticas de conciliación relacionadas con la flexibilidad espacial, trabajo remoto y uso de las videoconferencias puede reducir costes a la compañía sobre todo si se acogen a esquemas mixtos, es decir trabajo remoto algunos días de la semana. A nivel mundial están aumentado el número de compañías que permite a sus colaboradores trabajar de forma remota unas horas al día, por ejemplo las primeras horas, que generalmente se destinan para tomar café, revisar agenda, responder correos electrónicos y gestiones administrativas, con la ventaja de la optimización de tiempo eliminando el tráfico matutino, sobre todo en las grandes ciudades. Pensamos que si un tercio de la población de una ciudad capital con más de 8 millones de habitantes, desarrollara trabajo remoto dos días a la semana, se dejarían de emitir toneladas de óxidos de nitrógeno. Empresas como Google, Microsoft, American Express o Hewlett Packard aplican éstas políticas y son casos muy avanzados de Outoffice por su propia cultura organizacional.
Una investigación sobre éste tema publicada por CISCO revela que tres de cada cinco empleados en Asia y América Latina (60%) considera que no es necesario estar en la oficina para ser productivos. Nueve de cada diez colaboradores en la India ( 93%), en China ( 81%) y en Brasil (76%) tienen la misma consideración.
Si bien es cierto que no todas las actividades de una compañía ni todas las personas son capaces de adaptarse a éste modelo, con el desarrollo de nuevas tecnologías y la posibilidad de usar herramientas colaborativas son cada vez más los colaboradores que prestan sus servicios profesionales fuera de la oficina con altos niveles de productividad. Crear tu propio espacio de trabajo siempre fomenta la «creatividad e innovación».
El OutOffice supone en muchos casos trabajar “solo”, con la única comunicación con otras personas y equipos de trabajo por medio de correos electrónicos, smartphones, WhatsApp, etc ; por lo tanto requiere un entrenamiento emocional consciente para poder generar relaciones interpersonales de calidad, ya que el ser humano responde a su propia naturaleza como un ser social.
Para lograr buenos resultados se deben seguir algunas reglas de orden en cuanto a los horarios de trabajo, descansos y tiempo para relacionarse con el mundo. Es muy importante tener una organizacional racional y emocional ya que el Outoffice requiere más organización que el trabajo de forma tradicional y sobre todo una alta capacidad emocional ya que se puede “pasar de trabajar fuera a vivir en el trabajo”. Si no se tiene la capacidad para desconectarse y tener hábitos de orden y disciplina puede generar altos niveles de estrés y sobre todo problemas de interrelación personal y familiar.
Algunas recomendaciones para trabajar en el modelo Outoffice:
- Establece un lugar fijo de trabajo. Se debe buscar un espacio que sea el adecuado para poder trabajar cómodamente y sin interferencias. Designar un espacio como oficina y destinarlo exclusivamente para trabajar. A modo de sugerencia pensamos que en casa, por ejemplo, el dormitorio no es una buena opción ya que se pueden “contaminar los ambientes”
- Crea un clima de armonía, productividad y respeto. Se debe conversar con la familia del esquema de trabajo para que se logre respetar el espacio así como los horarios establecidos.
- Ordena tu tiempo. Establece una agenda en donde se defina el tiempo de trabajo, tiempo para hacer trámites fuera de tu oficina, tiempo personal y de ocio, tiempo de familia, etc. El riesgo que se corre de no hacerlo, es no diferenciar la jornada laboral del resto del día y en consecuencia dedicar muchas horas por la noche a resolver pendientes, lo que merma en la salud, el bienestar y la relación familiar. En la medida que cumplas una agenda organizada serás más productivo en todos los ámbitos.
- Establece objetivos concretos. Realiza una métrica de desempeño diaria de objetivos cumplidos y de retrasos. La revisión de objetivos o avances diarios debe ser una actividad programada. El éxito o fracaso de ésta forma de trabajo pueden depender en gran medida solo de ésta métrica.
- Actualízate mediante Formación Online. Este tipo de formación te da poder de negociación, te permite intercambiar prácticas a nivel global eliminando barreras espaciales, crear nuevas relaciones y contactos personales, abrir posibilidades de nuevos negocios y optimizar todos los recursos para el estudio y el trabajo. (tiempo, costo, asesoría de profesores, efectividad en el aprendizaje, etc.)
- Cuida tu imagen personal. Si bien es cierto que incluso podrías trabajar en “pijamas” sugerimos que no sea así. Viste de forma cómoda pero arreglada. Eso aumentará tu nivel de concentración.
- Tener Balance. Establece momentos personales, de ocio y actividad física.Con el tiempo puedes llegar a sentir sensación de encierro por lo cual debes establecer una agenda de actividades fuera de casa inamovible para despejar la mente.
- Se disciplinado y optimista. Ser independiente conlleva tener una visión muy optimista de tus capacidades y un control emocional frente a la ansiedad y al riesgo que representa. Esa es la base del espíritu emprendedor.
Tomando como referencia la SHRM ( Society for Human Resource Management) las características de ésta forma de trabajo son principalmente el lograr carreras flexibles, reducción de jornadas, permisos para el cuidado de familiares y reducción de riesgos laborales. Es una cultura que va hacia un modelo abierto como estrategia de negocio.
El lograr trabajar conforme a un modelo de Outoffice es una de las tendencias más avanzadas de Dirección de Personas. Apostar a esquemas de trabajo de creación de valor con base en el talento e inteligencia de las personas, redescubriendo la confianza como punto que asegura que las relaciones personales, de familia, empresa, sean robustas, puede sacar a la luz el mejor trabajo de nuestras vidas.
Silvia Ahumada (@silvia_ahumada)
Profesora de Dirección de Personas
Nota: Para aprender de una forma práctica y rápida como desarrollar Coaching Ejecutivo, le invitamos a que consulte la Especialidad Europea en Dirección de Personas.
Fuentes:
Notas del Autor
Estudio CISCO / SHRM
Fotografía: Imagen propiedad de Starbucks Coffee Company
carlos morales
comento el día 08 de octubre a las 8:28 am (#)
Ya lo estoy aplicando con mi gente, muy interesante.
Gracias
Juan Carlos Gonzalez
comento el día 08 de octubre a las 8:43 am (#)
que bueno que ya lo estes utilizando, yo lo quiero hacer en mi oficina pero no se si se utiliza un manual o politicas para que los empleados sepan que pueden hacer o que no, la pregunta es si tu tienes un material del tema que me pueda ayudar.
gracias de antemano por tu ayuda
KAREN DEL RIO
comento el día 08 de octubre a las 9:20 am (#)
hola Juan Carlos, veo que tambien estas interesado en tener alguna politica o procedimiento de Home Office yo tambien lo estoy buscando para implementarlo , si tienes algun material por favor me podrias ayudar? gracias
KDR
Alejandra Torres
comento el día 08 de octubre a las 9:23 am (#)
Excelente Articulo Silvia, que razón tienes hay cosas que no había considerado. Muchas gracias
Javier Cardenas
comento el día 08 de octubre a las 10:21 am (#)
Es una opción cada dia mas latente en las empresas, inclusive comienza a utilizarse para complementar el trabajo en la oficina.
saludos.
Alberto Mojica
comento el día 08 de octubre a las 11:12 am (#)
Muchas empresas transnacionales lo están adoptando poco a poco en México. Actualmente puedo hacer home office cuando tenga alguna complicación para ir a la oficina… es una excelente herramienta de trabajo!